Заявка на тендер — это пакет документов. Даже с лучшей ценой заявка может не дойти до оценки, если одного документа не хватает или он просрочен. Ниже — практический список, чтобы собрать пакет заранее: от документов компании до задатка.

Главное правило: точный перечень — в документации лота

Единого «официального списка» для всех тендеров нет. Закон устанавливает общие требования к участникам, а конкретные документы заказчик указывает в закупочной документации каждого лота. Кроме того, заказчик вправе установить дополнительные требования, исходя из особенностей товара, работ или услуг (Закон «О государственных закупках» ЗРУ-684, статья 37).

Поэтому список ниже — опора, но не замена документации. Читая её, отмечайте по каждому требованию три вещи: какой документ нужен, есть ли готовая форма заказчика и какой давности документ допускается.

1. Документы компании

Их запрашивают почти в каждом лоте, а меняются они редко. Подготовьте их один раз и храните в отдельной папке.

  • Свидетельство о государственной регистрации — юрлица или ИП.
  • Устав (для юрлиц) — в действующей редакции, со всеми изменениями.
  • ИНН. На площадке компания определяется именно по ИНН, поэтому он должен совпадать во всех документах.
  • Документ о назначении руководителя — решение учредителей или приказ.
  • Доверенность — если заявку подписывает не руководитель, а другой сотрудник. Полномочия в ней должны быть прописаны чётко, а срок — не истёкшим.

2. Квалификационные документы

По закону у участника должны быть технические, финансовые, материальные, кадровые и другие ресурсы, необходимые для исполнения договора (ЗРУ-684, статья 36). Заказчик просит подтвердить это документами. Чаще всего запрашивают:

  • Лицензию или разрешение — если вид деятельности лицензируется.
  • Сертификат соответствия — если товар подлежит обязательной сертификации или его требует заказчик.
  • Опыт — копии аналогичных договоров, актов приёма-передачи или счетов-фактур.
  • Персонал и техника — список специалистов, их дипломы и сертификаты, документы о собственности или аренде техники.
  • Финансовую отчётность — обычно бухгалтерский баланс и отчёт о финансовых результатах за последний отчётный период.

Важно различать: одни требования — обязательное условие (без него заявка не пройдёт), другие — критерий оценки (даёт баллы, но его отсутствие может и не привести к отклонению). Что есть что, смотрите в разделе документации о критериях оценки.

3. Требования закона к самому участнику

Прежде чем смотреть документы, проверяют самого участника. По закону (ЗРУ-684, статья 36, с дополнением ЗРУ-1005 от 1 марта 2025 года) участник должен:

  • быть правомочным заключать договор;
  • не иметь задолженности по налогам;
  • не находиться в процедуре банкротства;
  • не состоять в едином реестре недобросовестных исполнителей;
  • не иметь неисполненных обязательств по решениям суда в базах Бюро принудительного исполнения при Генеральной прокуратуре.

Кроме того, участник и его аффилированное лицо не вправе участвовать в одном и том же лоте (статья 23). А сокрытие конфликта интересов — одно из оснований для внесения в реестр недобросовестных исполнителей.

Как подтверждать эти условия, зависит от лота. Часто заказчик просит гарантийное письмо или заявление по своей форме: что вас нет в реестре, вы не банкрот, у вас нет налогового долга и аффилированности.

Совет. Заявление, подписанное ЭЦП, равнозначно документу с подписью на бумаге. Поэтому перед подписанием проверьте всё на деле: нет ли долга в налоговом кабинете и открытых исполнительных производств по компании в Бюро принудительного исполнения.

4. Само предложение: техническая и ценовая часть

В тендере и отборе наилучших предложений предложение обычно состоит из двух частей, и площадка оценивает обе.

Техническая часть — ответ на техническое задание по каждому пункту:

  • модель товара, характеристики и страна производителя;
  • срок и условия поставки (адрес, разгрузка, монтаж);
  • гарантийный срок и порядок гарантийного обслуживания;
  • если предлагаете эквивалент — документ, подтверждающий соответствие (технический паспорт, каталог производителя).

Ценовая часть — по форме заказчика: цена за единицу и общая сумма, с НДС или без (по условию лота; ставка НДС в 2026 году — 12%). Цена не может превышать стартовую. Как её рассчитать, мы разобрали в отдельной статье.

С 1 марта 2025 года в законе появились и двухэтапные закупки: сначала рассматриваются технические предложения, а на следующем этапе подаются окончательные. В таком лоте уточните в документации, какой документ подаётся на каком этапе.

5. Задаток и обеспечение исполнения договора

Нужен ли задаток в тендере или отборе и какого размера, решает закупочная комиссия. При отборе он не может превышать 3% стоимости товара (работ, услуг), в тендере — 5% (постановление Кабмина № 276, пункт 15).

  • Задаток блокируется на вашем лицевом счёте до определения победителя.
  • Задаток победителя остаётся заблокированным до заключения договора. Если победитель отказывается от договора, задаток не возвращается.
  • Если это предусмотрено документацией, задаток может оставаться заблокированным до полного исполнения договора.

Если требуется отдельное обеспечение исполнения договора (например, банковская гарантия), его форма и размер указываются в документации и проекте договора. Посчитайте сумму заранее в калькуляторе задатка и пополните лицевой счёт до дня подачи.

Оформление: пакет, который комиссия сможет прочитать

  • PDF и читаемые сканы. Все страницы, подписи и печати должны быть чётко видны. Бледный или перекошенный скан вызывает лишние вопросы у комиссии.
  • Подпись ЭЦП. Участники работают в электронных закупках с использованием ЭЦП (постановление № 276, пункт 9). Ключ не должен быть просрочен на день подачи.
  • Понятные имена файлов. Достаточно номера и названия документа: 01_Svidetelstvo.pdf, 02_Ustav.pdf.
  • Одинаковые название и ИНН везде. Название компании, ИНН и ФИО руководителя должны совпадать в свидетельстве, договорах, сертификатах и банковских реквизитах. Если название или руководитель менялись, приложите документ, подтверждающий изменение.
  • Сроки действия. Лицензии, сертификаты, доверенности и справки должны действовать на день подачи заявки. Документы с истекающим сроком обновляйте заранее.
  • Формы заказчика. Если форма дана, заполняйте её, не меняя структуру.

Электронная проверка и изменения 2026 года

С 1 марта 2025 года в тендере и отборе электронная система проверяет предложения автоматически: не превышает ли цена стартовую, заполнены ли обязательные поля и прикреплены ли нужные документы. При нарушении система отклоняет предложение с указанием конкретной причины (ЗРУ-1005). То есть с неприкреплённым файлом заявка не дойдёт даже до комиссии.

В 2026 году реформа продолжилась. По Указу УП-259 с 1 января для отдельных видов товаров (работ, услуг) введён новый конкурентный способ — «запрос предложений», а с 1 июля предложения оцениваются только в электронной форме. Это может повлиять на порядок работы с документами, поэтому в каждом лоте отдельно проверяйте, какой способ применяется и какие документы требуются. Ключевые акты собраны на странице «Законы».

Следующий шаг

Когда пакет собран, проверьте его ещё раз перед подачей. Заявки чаще отклоняют не из-за цены, а из-за просроченного, недостающего или неверно оформленного документа — самые частые случаи мы разобрали в статье о том, почему отклоняют заявки. Чтобы проверка была системной, скачайте бесплатный чек-лист, а незнакомые термины ищите в тендерном словаре.